Resistenza al cambiamento ... Quanti brillanti strategie, piani e progetti di notevole audacia sono falliti perché alcuni individui non hanno aderito alla nuova definizione degli obiettivi aziendali?
Nel nostro mondo in continuo cambiamento ogni azienda deve adattarsi al suo ambiente in evoluzione. Nuove decisioni devono essere attuate, nuove responsabilità assegnate, e ciò implica che i cambiamenti devono avvenire, non solo nelle organizzazioni, ma, soprattutto, nella mente delle persone.
Per quanto affinata sia una strategia, per quanto corretta e chiara sia la nuova direzione che si intende adottare ai vertici di un'azienda, arriva il momento in cui i collaboratori ad ogni livello devono farla propria per renderla effettiva ed efficace.
ACTION PROGRAM FOR CHANGE è un processo mirato a portare avanti il cambiamento nelle organizzazioni. Si differenzia da altri programmi, in quanto si concentra sui sistemi organizzativi, ossia sulla rete di ruoli, regole e relazioni che costituiscono il sistema aziendale, e non sul cambiare gli individui nelle loro capacità interpersonali.
Connettere i comportamenti individuali alle dinamiche di gruppo sviluppa l'intera organizzazione e non parti isolate di essa. Ciò si traduce in:
Se state leggendo questo articolo è probabilmente perché siete interessati a come ottenere una qualche forma di cambiamento all'interno della vostra organizzazione.
La domanda è: cos'è che vi ha portato a riconoscere la necessità di un cambiamento fino al punto di considerare l'adozione di un processo per attuare questo cambiamento?
In altre parole, perché state pensando di cambiare adesso? E' successo qualcosa che vi ha portato dalla consapevolezza all'azione? C'è qualche problema specifico che è diventato più acuto? Cosa rende necessario il cambiamento ora, e non un anno fa, o in qualche momento futuro?
Adesso, forse, potreste voler prendere alcuni minuti per riflettere sulle risposte a queste domande. Capire ciò che vi muove ora influirà in modo significativo su come formulare i risultati che volete raggiungere.
Vale la pena di riflettere su queste domande. È qui che inizia il processo di ACTION PROGRAM FOR CHANGE.
Può darsi che abbiate un'idea molto chiara delle risposte alle domande di cui sopra. D'altra parte, l'esperienza ha dimostrato che non è immediatamente evidente che cosa è che finalmente ci spinge ad agire per attuare un cambiamento.
Ai fini della discussione, supponiamo che abbiate o no le idee chiare su ciò che ha indotto la necessità di un cambiamento, che abbiate deciso di farlo. Inoltre, supponiamo che abbiate scelto di adottare ACTION PROGRAM FOR CHANGE come mezzo per provocare questo cambiamento.
Come ultima ipotesi, supponiamo che il programma sia stato eseguito e sia stato il programma di maggior successo che abbiate mai eseguito. Ha superato tutte le vostre aspettative.
Come sapreste che ha risposto a tutte le vostre aspettative? Quali cambiamenti avrebbero avuto luogo così da poterli sia misurare, sia osservare? Quali sarebbero i risultati e come si manifesterebbero?
Quando è possibile rispondere a queste domande allora si è sulla buona strada verso la creazione delle condizioni per attuare il cambiamento. L'esperienza ci dice che i manager hanno difficoltà a rispondere a queste domande. Il primo compito per preparare l'attuazione di ACTION PROGRAM FOR CHANGE è quello di aiutare a definire le risposte a queste domande. Il processo ACTION PROGRAM FOR CHANGE lavora con ciò che il risultato dovrebbe apparire piuttosto che con quello che è (o sembra) il problema.
Vi è un'ampia gamma di possibili risposte alla domanda su a cosa dovrebbe somigliare il risultato. Le risposte potrebbero essere cose come:
Ciò che hanno in comune tutti questi obiettivi è la necessità di portare avanti un cambiamento. Tradizionalmente, il cambiamento ha significato cambiare le persone. Ciò si è dimostrato essere tutt'altro che un successo in molti, se non nella maggior parte, dei casi. La strategia di ACTION PROGRAM FOR CHANGE è quella di cambiare il sistema e non di concentrarsi sul cambiamento dell'individuo.
I manager troppo spesso risolvono i problemi che sanno risolvere, invece di quelli che hanno realmente.
ACTION PROGRAM FOR CHANGE si basa sul concetto di cambiamento senza cambiamento. Che cosa significa? Significa aiutare gli individui a determinare un cambiamento nei loro ruoli e non nella loro persona. Ciascuno riveste molti ruoli ogni giorno: come capo, collega, subordinato, come coniuge, genitore e come figlio o figlia. Per ognuno di questi ruoli è necessario un comportamento differente. Chiunque si comporta in modo diverso in qualità di Coniuge che come Manager. Siamo in grado di comportarci in modo diverso nelle diverse situazioni. Siamo in grado di occupare più di un ruolo.
Se un manager può imparare a ri-definire il proprio ruolo, si può ottenere un cambiamento rapido ed efficace nel comportamento, senza che il manager abbia la sensazione di dover cambiare come persona. E' la stessa persona che si comporta in modo diverso in un ruolo diverso. Questo è il cambiamento senza il cambiamento: un cambiamento del ruolo e non un cambiamento della persona.
E' provocatorio e spesso autodistruttivo dire ai manager che li si sta riunendo per cambiarli.
E' provocatorio e spesso autodistruttivo dire ai manager che li si sta riunendo per cambiarli. Molto ragionevolmente, tutti resistono all'idea di essere cambiati. Inoltre, a parte la questione morale che il fatto di cercare di cambiare qualcun altro implica, ciò non è né probabile che avvenga, né pratico. Alla fine, sono le persone che devono prendere le decisioni per se stesse.
Il concetto di cambiamento senza cambiamento evita il problema di pretendere il cambiamento delle persone. Non di meno, anche i cambiamenti di ruolo dovrebbero essere costruiti su compiti organizzativi e non essere fine a se stessi. ACTION PROGRAM FOR CHANGE aiuta i manager a determinare un cambiamento nel loro ruolo riguardo al raggiungimento degli obiettivi organizzativi.
Gestire il cambiamento significa cambiare il sistema di lavoro e non la persona.
In sintesi, l'obiettivo è:
ACTION PROGRAM FOR CHANGE è un processo, il contenuto di questo processo è fornito dall'organizzazione. In questo senso, ogni ACTION PROGRAM FOR CHANGE è personalizzato per affrontare i problemi delle organizzazioni. Non esistono due ACTION PROGRAM FOR CHANGE uguali.
ACTION PROGRAM FOR CHANGE è un processo non una filosofia. Non vengono fornite soluzioni ideali o stereotipate. Ogni gruppo definisce ciò che è più efficace per la propria organizzazione.
Nei confini di poche pagine, non è possibile dare l'esperienza completa del processo ACTION PROGRAM FOR CHANGE. Ciò che si può fare è fornire una qualche comprensione di quelli che sono gli obiettivi di ACTION PROGRAM FOR CHANGE e una breve descrizione del processo complessivo.
ACTION PROGRAM FOR CHANGE affronta tre questioni: la persona, il ruolo e l'Organizzazione (o sistema):
Il ruolo è il punto in cui la persona e l'organizzazione si incontrano. L'organizzazione definisce il ruolo formale; la persona, nel rivestire il ruolo, lo definisce con il suo comportamento. Quando la persona e l'organizzazione sono d'accordo si avrà un buon funzionamento della struttura organizzativa. Quanto più è elevata la mancanza di sintonia tra la percezione che le persone hanno del proprio ruolo e la definizione dello stesso data dall'organizzazione, tanto più ci si può attendere un alto livello di "rumore" nel sistema.
ACTION PROGRAM FOR CHANGE tratta tutti e tre i termini: la persona, il ruolo e l'organizzazione.
La persona è trattata con interviste appositamente progettate.
Il ruolo e il sistema sono affrontati con un programma di due giorni e mezzo. Le interviste sono realizzate da una a tre settimane prima del programma e sono parte integrante del processo di ACTION PROGRAM FOR CHANGE.
ACTION PROGRAM FOR CHANGE aiuta i manager a produrre cambiamenti nei loro ruoli al riguardo del raggiungimento degli obiettivi organizzativi.
Prima del programma ACTION PROGRAM FOR CHANGE, ogni persona partecipante viene intervistata. A differenza di molti colloqui, che sono a favore dell'intervistatore, l'intervista di ACTION PROGRAM FOR CHANGE è a beneficio della persona intervistata.
Come risultato dell'intervista, i manager dovrebbero ricavare una migliore conoscenza del sistema in cui lavorano, delle interconnessioni e delle molte relazioni che influenzano le loro attività quotidiane. Inoltre, i manager sono posti in grado di mettere in relazione i loro ruoli ai ruoli degli altri all'interno del sistema. Diventano, così, consapevoli dell'interdipendenza di questi ruoli e dei comportamenti collegati ai ruoli.
Cosa più importante, in una intervista ben riuscita, i manager iniziano a riconoscere che essi sono parte del problema che hanno con gli altri, e che, in qualche modo, contribuiscono attivamente al problema. E' l'inizio del riconoscimento del ruolo che svolgono nell'influenzare il comportamento degli altri. Questo, paradossalmente, focalizza la loro attenzione sul sistema e non sui singoli.
L'intervista è un colloquio sistemico ed è strutturato in tre parti:
L'intero processo richiede circa due ore e mezza.
ACTION PROGRAM FOR CHANGE è un processo di due giorni e mezzo che si concentra sul "Ruolo" e sul "Sistema", che si conclude con l'elaborazione di una strategia e di un piano d'azione per affrontare le questioni significative individuate.
ACTION PROGRAM FOR CHANGE si muove attraverso un processo fatto di esami ed esplorazioni nel modo seguente:
Il ruolo viene esplorato attraverso l'esame dei problemi o delle questioni che i manager devono affrontare nell'assumere il loro ruolo all'interno dell'organizzazione.
I problemi trattati nell'Analisi di Ruolo devono soddisfare i seguenti criteri:
Il processo di esame denominato Analisi di Ruolo è un processo strutturato di esplorazione appositamente progettato per ACTION PROGRAM FOR CHANGE.
Come risultato dell'Analisi di Ruolo, i manager avranno l'opportunità di esplorare le questioni di fondo connesse con i loro ruoli e capire quale potrebbe essere il problema "reale" corrispondente al problema percepito. Troppo spesso, i manager tendono a risolvere i problemi che sanno come risolvere piuttosto che i problemi che li fronteggiano.
Ciò consente ai manager di ri-definire il loro ruolo nel contesto dei problemi che devono trattare e permette loro di imparare come gestire se stessi per lo svolgimento dei compiti e il raggiungimento degli obiettivi aziendali attinenti al ruolo che rivestono.
L'analisi del sistema è un processo unico che fornisce l'opportunità, per l'organizzazione, di esaminare il sistema di lavoro, insieme al network di relazioni e all'interconnessione di ruoli che lo costituiscono.
Ognuno di noi porta nella propria testa una sorta di "mappa mentale" che definisce il nostro modo di guardare e affrontare i problemi. Questa mappa è generalmente inconsapevole e si evolve semplicemente nella nostra mente con l'aumento della nostra esperienza. La nostra ipotesi è che il management è in definitiva nella mente. Sono le nostre idee che determinano la nostra azione. Queste idee sono in gran parte influenzate dalle "mappe mentali" che abbiamo sviluppato.
Questo sistema di analisi non prevede soltanto l'esame dei singoli, ma crea un'opportunità per il sistema di esaminare se stesso e il modo in cui funziona. E' l'inizio dell'apprendimento organizzativo.
L'intero sistema di management inizierà a sviluppare non solo la comprensione di come le cose funzionano, ma come potrebbero funzionare. Cosa più importante, questa nuova comprensione (a cui ci si può riferire come una "mappa mentale"), è condivisa da tutte le parti coinvolte. Ciò rende possibile all'organizzazione l'inizio dello sviluppo di nuove regole e di nuove relazioni tra i ruoli, per creare un sistema coerente e integrato, compreso da tutti e concordato.
C'è solo una lezione, e questa ha luogo il secondo giorno. Questa è stata progettata per prendere atto dell'apprendimento e dei cambiamenti che stanno accadendo e per fornire il retroterra e la comprensione necessari a rafforzare la formazione dei manager.
Dal primo contatto con l'Organizzazione, attraverso le interviste e durante l'attuazione di ACTION PROGRAM FOR CHANGE, lo Staff di TopSource provvede costantemente a formulare e testare ipotesi.
Lo Staff usa queste ipotesi come feedback e come un intervento nel sistema organizzativo. L'obiettivo delle ipotesi è quella di aiutare il sistema organizzativo a regolare e adattare la comprensione del proprio funzionamento, prima di sviluppare strategia e piani di azione.
La fase finale del programma è lo sviluppo di strategie e piani d'azione. Questi sono sviluppati sulla base dell'obiettivo complessivo dichiarato e dei risultati emersi durante l'attuazione del processo di ACTION PROGRAM FOR CHANGE.
Va notato che ACTION PROGRAM FOR CHANGE non utilizza simulazioni, attività ludiche o similari, ma si occupa costantemente della realtà dell'organizzazione. Questo consente ai manager di avere l'opportunità di comprendere meglio il sistema di gestione, i loro ruoli e le relazioni e le problematiche che devono affrontare e di includere questi fattori nella pianificazione strategica e nei piani di azione.
La pianificazione strategica è fatta in sotto-gruppi e quindi condivisa tra tutti, per renderla soggetta a revisione, esame e valutazione.
L'ultima sessione offre ai Senior Executive dell'organizzazione con la possibilità di rivedere le strategie e i piani d'azione, e di impostare la direzione dell'organizzazione al suo ritorno nell'ambito di lavoro.
Il processo di cambiamento è supportato attraverso consultazioni periodiche: un mese dopo l'evento, attraverso interviste, vengono raccomandate eventuali correzioni di direzione; quattro mesi dopo, viene effettuata una sessione di follow-up di un giorno.
Nel frattempo, vengono tenute consultazioni individuali, su base continuativa e secondo necessità, per sostenere i singoli progetti.
Cambiamenti misurabili e osservabili cominceranno ad avvenire, di norma, entro un arco di tempo da uno a due mesi dall'effettuazione del programma e continueranno progressivamente, a seconda della natura della questione in esame.